18 maart 2015

Hoe bouw je een intranet op SharePoint Online

BlogHoe bouw je een intranet op SharePoint Online

SharePoint is een geweldige tool om Intranet omgevingen in te bouwen. Door SharePoint te combineren met Yammer kun je van je SharePoint omgeving ook nog eens een sociaal intranet maken. In situaties waar de SharePoint servers door je eigen organisatie beheerd worden, is het maken van een goed werkende omgeving niet zo moeilijk. Je hoeft je alleen te concentreren op de functionaliteit (wat trouwens soms ook nog wel een uitdaging kan zijn). Die organisaties die SharePoint Online gebruiken dienen echter met meer aspecten rekening te houden. Opeens wordt SharePoint immers niet meer gehost door de organisatie zelf, maar is Microsoft verantwoordelijk voor de onderliggende architectuur.

Voordat ik het vergeet! SharePoint Online is onderdeel van Office 365. Maandelijks houd ik samen met een collega een webinar over Office 365. Daar kun je gratis aan deelnemen! 

Aandachtspunten bij een SharePoint Online intranet

Als je een SharePoint Online intranet gaat ontwikkelen dien je rekening te houden met verschillende aandachtspunten. De meest belangrijke zijn:

  • SharePoint Online is een webdienst. Geen lokale service. Ontwerp voor snelheid;
  • SharePoint Online (en Office 365) worden gehost door Microsoft;
  • Microsoft voegt continue nieuwe functies toe aan Office 365 en SharePoint Online;
  • Door mogelijke licentieverschillen is niet alle functionaliteit voor alle gebruikers beschikbaar.

Hieronder zet ik de verschillende aandachtspunten verder uiteen.

SharePoint Online is een webdienst. Geen lokale service. Ontwerp voor snelheid

Normaliter bouw je een SharePoint omgeving op je eigen servers. De infrastructuur specialisten hebben alle mogelijkheden om aanpassingen te doen die de snelheid ten gunste komen. Doordat de pagina's vlak bij staan en content over je eigen lan benadert wordt, is elke pagina even snel.

Bij SharePoint Online werkt dit heel anders. De servers staan niet vlak bij je maar in een datacenter van Microsoft, Dublin of Amsterdam. Gebruikers dienen dus over het Internet de pagina's te bezoeken. Hoewel de meeste organisaties redelijk snelle internet verbindingen hebben, ben je niet alleen afhankelijk van de snelheid van je internetverbinding. Alle plaatjes en andere informatie moet een lange weg afleggen, met het risico op latency. Het is dus belangrijk dat je bij het ontwerp van de pagina's denkt als een webontwikkelaar en niet als een SharePoint specialist.

SharePoint Online (en Office 365) worden gehost door Microsoft

Naast dit alles dien je er rekening mee te houden dat de servers onder beheer staan van Microsoft. Als je vanaf die servers inhoud wil tonen, zul je dus gebruik moeten maken van hun back-end. Veel SharePoint ontwikkelaars maken gebruik van componenten zoals Content by Query. Deze componenten leggen veel beslag op de onderliggende SQL Databases. Aangezien de databases bij Microsoft wel snel zijn maar duizenden gebruikers gelijktijdig moeten bedienen kan dit dus langzame pagina's tot gevolg hebben. Veel beter is het om dus gebruik te maken van zoektechnologie en dus van Content by Search. Dit kent echter weer andere aandachtspunten. Zo zal een artikel dat je plaatst niet direct vertoond worden, maar pas nadat het geïndexeerd is.

Meer over Office 365 in het hoofdstuk SharePoint in de Cloud in het boek SharePoint 2013 in bedrijf (gratis webversie).

Microsoft voegt continue nieuwe functies toe aan Office 365 en SharePoint Online

Microsoft voegt continue nieuwe functies toe aan Office 365 en dus ook aan SharePoint Online. Bij de ontwikkeling van een SharePoint Online intranet dien je hiermee rekening te houden. De SharePoint Online newsfeed is bijvoorbeeld inmiddels door Microsoft "vervangen" door Yammer. Niet dat de newsfeed niet meer werkt maar er wordt afgeraden om deze te gebruiken.

Een ander voorbeeld van een component dat terug komt in veel intranet omgevingen is een overzicht met links naar veel gebruikte webapplicaties. In Office 365 heeft Microsoft onlangs het MyApps component gelanceerd. Dit MyApps component doet feitelijk precies hetzelfde als de functie die in veel intranetten is ingebouwd.

Specifiek voor het continue monitoren van deze wijzigingen heeft Wortell de Cloud Business Community opgericht en is ze een dienstverlening gestart met de titel Office 365 in bedrijf. Je kunt je abonneren op onze Cloud Business Community nieuwsbrief om de meest belangrijke wijzigingen continue te kunnen volgen.

Conclusie: Houdt de ontwikkelingen van Office 365 en SharePoint Online continue in de gaten en pas het intranet eventueel aan op deze ontwikkelingen.

Door mogelijke licentieverschillen is niet alle functionaliteit voor alle gebruikers beschikbaar

In een On Premise SharePoint omgeving koop je Enterprise of Standard SharePoint licenties en activeer je deze op de omgeving. Vervolgens geef je je gebruikers toegang tot de omgeving. Als je Enterprise en Standard functionaliteiten mixed, zullen gebruikers hier niets van merken. Gebruikers die eigenlijk een standard licenties hebben, kunnen gewoon bij de Enterprise omgeving komen, hoewel dit natuurlijk eigenlijk niet mag.

SharePoint Online is een SAAS dienst. Hier ligt dat anders. Gebruikers krijgen functies te zien die behoren bij hun licentie. Geef je een SharePoint Online Plan 1 licentie aan een gebruiker (onderdeel van het Enterprise plan E1), dan zullen gebruikers alleen de basisfuncties tot hun beschikking hebben. Geef je gebruikers een SharePoint Online Plan 2 licentie (onderdeel van het office 365 Enterprise Plan E3) dan zullen ze de geavanceerde functies krijgen.

Dit kan voor rare situaties zorgen. Als je bijvoorbeeld een webpart op een pagina plaatst die alleen beschikbaar is voor Plan 2 gebruikers en een Plan 1 gebruiker opent de pagina dan ziet die gebruiker het desbetreffende webpart niet.

In de tabel hieronder een kort overzicht van de verschillende licentievormen en de functies die iedere licentievorm tot zijn beschikking heeft:

Een vergelijking van de verschillende functies van de verschillende SharePoint Online versies.

Presentatie bij het Metalogix evenement Roadmap to the Cloud

Onlangs heb ik een presentatie gegeven bij het Metalogix evenement Roadmap in de cloud over het ontwikkelen van geweldige SharePoint Online intranet omgevingen. Deze presentatie is beschikbaar op SlideShare: Designing a great SharePoint Online intranet in Office 365.

 

Wortell is een Office 365 en SharePoint Online implementatiepartner

Wortell is niet voor niets door Microsoft twee keer verkozen tot beste Cloud en Office 365 partner wereldwijd. Inmiddels hebben wij voor enkele honderden organisaties Office 365 en SharePoint Online geimplementeerd en hebben wij enkele honderduizenden gebruikers naar de Microsoft cloud gemigreerd. Neem even contact met mij op als je meer informatie wil hebben, concrete voorbeelden wil zien of gewoon eens over dit onderwerp wil praten. Danny Burlage, 06-21866651.

 

New Call-to-action

Verder lezen