20 maart 2015

Zakelijke apps vergroten de toegankelijkheid voor medewerkers

BlogZakelijke apps vergroten de toegankelijkheid voor medewerkers

Hoewel de meeste organisaties hun werknemers voorzien van een smartphone en in sommige gevallen ook een tablet, wordt vaak niet de potentie van die apparaten volledig benut. Naast bellen en e-mailen wordt bedrijfsinformatie nauwelijks ontsloten op de apparaten die veel mensen continue bij zich dragen. Dit komt ondermeer omdat het heel moeilijk lijkt zakelijke informatie veilig te ontsluiten op mobiele apparaten, of die nu van medewerkers zelf zijn of aan hun ter beschikking worden gesteld. Veel organisaties weten niet hoe ze moeten beginnen. Wat ze moeten doen om informatie in ERP systemen naar tablets of telefoons te ontsluiten.

De meeste mensen brengen een groot gedeelte van hun dag door achter de computer. Daar werken ze met applicaties of portals waarin ze allerlei soorten informatie moeten verwerken of maken ze documenten. Thuis of onderweg besteden mensen echter de meeste tijd op een telefoon of tablet door. Juist dan zijn veel mensen geneigd om naast hun e-mail tevens andere informatie op te zoeken, zich ergens in te verdiepen of nog snel wat stukken door te nemen, aldus Danny Burlage, Technisch Directeur bij Wortell.

Binnen elke sector zijn er toepassingen te bedenken waarin apps kunnen worden ingezet. Denk bijvoorbeeld aan vergaderingen. Hiervoor kan een app worden ingezet waarmee de vergaderstukken verspreid worden. Digitt levert een systeem dat digitaal vergaderen ondersteund op basis van hun documentmanagement oplossing. Onderhoudsmonteurs die de beschikking hebben over een tablet zou je kunnen voorzien met een app waarin documentatie staat van de apparaten die ze moeten repareren. En bij de oplevering van een huis kan een app beschikbaar worden gesteld aan de bouwopzichter die eventuele gebreken bij de oplevering verwerkt in een app waarmee vervolgens ook gelijk de werkorders worden verwerkt.

Apps binnen de zorg

Ook in de zorg zijn er veel scenario’s te bedenken. Helemaal bij ambulant medewerkers. Zij zijn overdag bezig bij hun cliënten. Daarbij gebruiken ze dossiers die ze op papier bij zich hebben. ’s Middags verwerken ze vervolgens op het wijkkantoor hun aantekeningen en bereiden ze de dag erop voor. “We dachten dat moet anders”, verteld Jos Koppelaar, directeur van Care Connections. “Samen met Wortell hebben we een app ontwikkeld die met bijna alle zorgsystemen praat. Zorgprofessionals worden uitgerust met een tablet of smartphone. Daarop kunnen ze de gegevens van de cliënten die ze behandelen bekijken, maar ook registraties doen.” Koppelaar geeft aan dat door inzet van de Care Connections app medewerkers wel tot 1,5 uur kunnen besparen. Tijd die ingezet kan worden voor de zorg.

Maar niet alleen bij medewerkers in de zorg kunnen apps voordelen bieden. Ook bij cliënten. Jan Alblas, Directeur van Pameijer: “We gebruiken allemaal een dergelijk apparaat (red. smartphone). Het verrijkt ons leven en geeft autonomie. Ik kan boeken kopen en lezen op mijn toestel, OV-tijden vinden en als ik iets wil weten, zoek ik direct met Google. En ik sta ook nog eens in contact met wie ik maar wil. Het is dus logisch dat een smartphone voor mij meerwaarde heeft. Dus waarom zouden we dat niet ook onze cliënten gunnen?” Bij Alblas en zijn team ontstond zo het idee dat de ­cliënten zelfstandiger en meer autonoom ­kunnen leven als Pameijer hen een smartphone zou geven met specifiek voor hen ontwikkelde apps.

“We hebben Pameijer geholpen door samen met hen voor de cliënten een veilige digitale wereld te bouwen. Die wereld bestaat uit verschillende apps. Wortell heeft direct samengewerkt met begeleiders van Pameijer en met de uiteindelijke gebruikers: de cliënten. Zo kregen we een duidelijk beeld over hoe hun dagen eruitzien en op welke momenten zij ondersteund willen worden door techniek. Op basis hiervan ontwikkelen we de apps.”, zegt Jaïr Hokstam, Strategy Consultant bij Wortell. “We doen dat in zeer korte ontwikkelprocessen, zodat medewerkers en cliënten elke twee weken onze voortgang kunnen bekijken en mee kunnen denken. Deze aanpak zorgt er ook voor dat we al na drie maanden een resultaat hebben bereikt, waarmee we in de praktijk aan de slag kunnen. En terwijl de eerste cliënten er nu al mee werken, blijven wij werken aan nieuwe diensten en mogelijkheden.”

Het volledige verhaal van de voor Pameijer ontwikkelde apps is te vinden in het verhaal “Een zelfstandiger leven dankzij het gebruik van apps”.

Maar hoe begin je dan?

Vaak hebben mensen wel een gevoel dat een app hun leven makkelijker zou maken, maar weten ze niet waar ze moeten beginnen. Ook kan het gebeuren dat ze wel een idee hebben van wat de app moet kunnen, maar weten ze niet precies hoe ze het moeten omschrijven. “Juist voor die organisaties die een idee hebben dat ze productiviteitswinst kunnen behalen met apps maar even een zetje nodig hebben, hebben wij een unieke dienst ontwikkeld.”, zegt Burlage. “In een tweedaagse workshop bedenken we met mensen op de vloer bij onze klant het idee, werken we de business case uit en zetten we zelfs een allereerste versie van de app(s) op.”

Wortell heeft inmiddels bij meer dan 50 organisaties dit traject doorlopen. “Elke keer verbaasd het me wat er in twee dagen gedaan kan worden. Het is dan weliswaar geen ‘af-product’, maar geeft een duidelijke visie weer”. Na die initiële stap wordt het 'App Acceleration Program' gedraaid. Daarin wordt een pilot versie opgeleverd. Die staat eigenlijk al na 15 dagen. Multiplatform, dus te gebruiken op iOS, Android en Windows. Meer over deze aanpak kun je lezen in het artikel Apps die het werk makkelijker maken.

Het resultaat. Medewerkers kunnen op een gemakkelijke manier al die informatie die ze nodig hebben raadplegen. Productiviteitswinst behalen. Direct toegang nemen tot systemen, in plaats van de verwerking van gegevens op kantoor te moeten doen.

Meer weten of zelf een idee voor een app uitwerken? Neem contact op met Cas Hastrich van Wortell op nummer 020-7505064.

Verder lezen