Columns

Hier vindt u al onze (gast)columns.

Een vraag die het Wortell Consultancy team bij haar advieswerk voor SharePoint 2010 ECM opdrachten veelvuldig krijgt is: Hoe starten we (op een simpele wijze) met Managed Metadata? Andere vragen die we veelvuldig horen zijn:

- Wat zijn de succesfactoren voor een implementatie van Managed Metadata?

- Wat is haalbaar als we als organisatie net een begin willen maken met SharePoint als document en archiefbeheersysteem? Als in waar ligt de grens m.b.t. het aantal metadata velden per document?

We zijn er bij Wortell van overtuigd dat het een geval is van “Do More With Less”. Studies naar het gebruik van metadatering bij de classificatie van documenten wijzen uit dat gebruikers niet zitten te wachten op invulschermen met tientallen velden. Ze willen hooguit één of twee velden invullen en verwachten een hoop vrijheid bij het kunnen kiezen van de kenmerken. Als in ze verwachten een folksonomie, niet een taxonomie. De gebruiker wenst vandaag de dag veel meer zeggenschap over de termen waarmee ze hun documenten kunnen verrijken. Lees meer (0 reacties)

InfoPath, daar moest ik toch eens wat meer over gaan leren vond ik zelf. Wat je met InfoPath allemaal kunt heb ik mogen leren van een aantal slimme collega’s. Wat er niet kan met InfoPath ook… dat is niet veel namelijk! Een zeer verrijkend en machtig product waar ongelofelijk veel functionaliteiten en leuke dingen in zitten. Daar wilde ik eens meer over gaan leren. Vandaar een drie daagse training in Brussel.

Dag 2. Kom maar op met de nieuwe dingen!
Ik noem het een InfoPath training voor beginners omdat ik mezelf een beginner voel. Echter is de naam van de training: “Building and designing advanced InfoPath 2010 forms”. Vandaag was daar zeker iets van te merken! Ik voelde me iets minder beginner en merkte: “Oefening baart kunst”!

We beginnen onze tweede dag goed. We mogen een bierformulier maken. In het formulier komen zaken terug als:
• Gebruik van Dialog Box en Screen Tip: Belangrijk: Dialog box werkt niet in Browser wel in InfoPath Filler.
• Velden op read only zetten
• Het instellen van regels op velden. Bijvoorbeeld: velden kleuren anders als ik een keuze maak voor de kleur van het bier.
• Een regel kan ook zijn dat er een check gedaan wordt. Is er daadwerkelijk een URL ingevuld eindigend op .nl?
• Een vervolgveld pas tonen na een gemaakte keuze. In mijn voorbeeld zie je dat ik een vinkje kan zetten bij wilt u een foto toevoegen.
Als ik dit doe verschijnt er een scherm waarin ik een afbeelding kan uploaden. Dit kan erg handig zijn in formuleren waarin je gegevens van je partner toe moet voegen.
Indien geen partner wordt je ook niet lastig gevallen met vervolgvelden.
• Regels zijn gebaseerd op een control en niet op een veld.
• Het is mogelijk meer regels in te stellen voor één control.
• Dit alles bedoeld om inzicht en feedback te geven aan een gebruiker.

Tot zover was het nog goed te volgen. De hoofdbrekers waren er na de lunch:
• Maken van data connecties. Lastig maar wel begrijpelijk. Echter kennis van bijvoorbeeld SQL is zeker gewenst!
• Koppelingen maken met lijsten en bibliotheken.

Er ging een wereld voor me open. Wat handig! In SharePoint maak ik een lijst met een veld type keuze. Daar vul ik alle mogelijke keuzes in. Dit kunnen er wellicht 100 zijn. Dit veld koppel ik aan mijn InfoPath formulier. Kijk: daar zijn mijn keuzes. Perfect te onderhouden!

Het lastige punt komt nu:
Velden uit SharePoint tonen in SharePoint is geniaal. Echter het instellen van slimme formules is andere koek.
Bijvoorbeeld:
Ik heb een lijst met steden en een lijst met landen. Dit zijn twee aparte lijsten. Lijst 1 bevat de kolom landen. Lijst twee bevat de kolom steden en een opzoekveld landen. In mijn InfoPath formulier heb ik ook een veld landen en steden. Als gebruiker vind ik het prettig en handig dat als ik een land kies ik ook alleen de steden zie horende bij dat land en niet alle steden uit mijn lijst. Daar komt de moeilijkheid om de hoek kijken! Nog moeilijker wordt het als je wilt voorkomen dat als een gebruiker een land en stad heeft gekozen en daarna het land wijzigt, de eerder gekozen stad blijft staan. Je krijgt dan situaties als België is het land en Amsterdam is de stad.

Hos je dit op?
Je gaat werken met Cascading drop-down. Je gaat een filter toepassen op het veld land. Deze filter zorgt ervoor dat alleen de steden getoond worden bij het gekozen land. Daarna voeg je een regel toe. Als het land wijzigt, dient het veld stad leeg gemaakt worden. Hierdoor kun je weer de goede stad selecteren horende bij het land. Weer een leerpunt van vandaag! Daarnaast nog gewerkt met repeating secton. Erg handig in gevallen dat je bijvoorbeeld meerdere declaraties wilt toevoegen of in mijn formulier meerdere vluchten wilt toevoegen.

We eindigen de dag leuk. We gaan daadwerkelijk aan de slag met het publiceren van InfoPath formulieren in SharePoint.

Dat valt reuze mee, ik begin het steeds leuker te vinden. Wat een top product!
Morgen vervolgen we onze dag met leuke dingen in SharePoint in combinatie met InfoPath. Ik heb er zin in!

InfoPath, daar moest ik toch eens wat meer over gaan leren vond ik zelf. Wat je met InfoPath allemaal kunt heb ik mogen leren van een aantal slimme collega’s. Wat er niet kan met InfoPath ook… dat is niet veel namelijk! Een zeer verrijkend en machtig product waar ongelofelijk veel functionaliteiten en leuke dingen in zitten. Daar wilde ik eens meer over gaan leren. Vandaar een drie daagse training in Brussel.

Dag 1. Ik ben er klaar voor!
Ik heb geluk, het is een rustige training. Bijna privé les krijg ik. Een training voor drie personen: een Belg, een Zweed en een Hollander ;-)
We hebben een vol programma de eerste dag. Mijn hoogtepunten van de dag zal ik in dit blogbericht met jullie delen.

• InfoPath is onderdeel van Professional Plus en werkt samen met SharePoint Server Enterprise
• Belangrijke vragen die je jezelf moet stellen voordat je een formulier maakt:
o Wat wordt de layout?
o Welke views wil ik gebruiken?
o Van welke data connecties wil ik gebruik maken?
• F5 gebruiken we om ons resultaat te zien: Wauw! 
• De XML van een formulier kun je gemakkelijk bekijken door het formulier te verslepen naar NotePad.
• Controls, fields, objects en containers zijn erg handig!
• Belangrijk dat je de controls eigenschappen ook aanpast. Dus de veldnamen.
• Handig! Bij de eigenschappen van een veld kun je instellen hoeveel karakters er maar ingevuld mogen worden, daarna wordt een gebruiker naar een nieuw veld verwezen. Bijvoorbeeld handig bij postcodes:

• ScreenTip: Altijd handig! Wat moet een gebruiker doen bij een bepaald veld? Je muis toont tijdens het “hooveren” de opdracht.
• External contenttypes: daar moet ik meer over leren. Vandaag al geleerd dat: je middels een extern content type in SDP een koppeling kunt maken met een externe bron. Dit maakt het mogelijk om informatie uit een externe bron te laten tonen in SharePoint.
• Geleerd dat Managed Metadata niet samengaat met InfoPath: erg jammer! Hopelijk in nieuwe versie SharePoint / InfoPath wel?
• Views aanmaken is een eitje. Kun je erg leuke dingen mee doen uit eindelijk ook leuke regels aan koppelen. Bijvoorbeeld een button volgende. Hier koppel je een actie aan dat je daadwerkelijk naar een volgende pagina in het formulier gaat. Maar je kunt ook laten verwijzen naar een samenvatting van informatie die in het formulier is ingevuld.

Een mooi voorbeeld van een eenvoudig formulier met diversen knoppen.
Het gaat hier om een inschrijfformulier voor een cursus. Het formulier ziet er als volgt uit:

De knop next zorgt ervoor dat ik naar het volgende scherm van het formulier ga:

In dit formulier worden de kosten opgevoerd. Kosten worden netjes met € teken weergeven en ook netjes bij elkaar opgeteld. Ook hier een button voor next (met actie) en een knop previous (met actie).
De knop next verwijst naar een samenvatting van de inschrijving:

Een hele simpele weergave van een samenvatting van de ingevulde velden in het formulier.

Genoeg geleerd voor dag 1!

Wordt vervolgd….

Met veel belangstelling heb ik eindelijk de uitgave van Stichting Kennisnet gelezen: Vier in Balans*. Een boekje vol met interessante weetjes over het onderwijs.
Een aantal weetjes zijn zo interessant dat ik ze graag met jullie deel!

Wist je namelijk dat:
> Driekwart van de leraren computers gebruikt tijdens het lesgeven?
> Dat dit gestegen is met 2-3 %?
> Dat leerkrachten denken dat leerlingen naast schoolactiviteiten nog 7-12 uur per week bezig zijn met een computer?
> Het aantal computers per leerling het afgelopen jaar niet gegroeid is en dat dit nog steeds 1 op de 5 is?
> Er een kans ligt als het gaat om het vormen van gezamenlijke (school-doelen) voor het gebruik van ICT?
> Het digitale schoolbord een goed medium blijkt te zijn voor het verrijken van een klassikale instructie?
> Het voorlezen van de stof door de computer dyslectische leerlingen gemotiveerder houdt om te lezen? (Brond: Luyten, 2011)
> Managers van scholen prioriteit willen geven aan visieontwikkeling en professionalisering van leraren?
> 23% van de basisscholen en op ruim de helf van de scholen voor voortgezet onderwijs leerlingen zelf een eigen laptop meebrengen?
> Het meeste digitaal leermateriaal aanwezig is in het middelbaar beroepsonderwijs?

Voor wie, net als veel leerlingen, visueler ingesteld is: de belangrijkste resultaten zijn terug te zien in een fimpje:
Bekijk hier het filmpje

*Vier in balans is de “moedertool” van een serie onderwijstools van Stichting Kennisnet. De tool meet de ict-balans van scholen en geeft een indicatie hoe het gesteld is met de visie, deskundigheid, software en hardware. De tool is vooral geschikt voor scholen die nog niet goed weten waar ze moeten beginnen met de invoering van ict in het onderwijs.

Een aantal weken geleden kreeg ik een e-mail van Sjoukje Zaal. Ik heb met Sjoukje samengewerkt bij Wortell. Zij kwam met het idee om een SharePoint Community site op te richten voor de Nederlands markt. Ik vond dit een fantastisch idee en wij besloten al snel de site te inspireren op de internationale SharePoint site NothingButSharePoint. Deze site bestaat uit een verzameling van artikelen, geschreven door wereldwijde SharePoint specialisten, gericht op verschillende gebieden van SharePoint zoals infrastructuur, branding en de eindgebruiker.

De Nederlandse markt is uiteraard een stuk kleiner maar ik denk dat er zeker behoefte is aan een site zoals SharePoint Community Nederland. Er worden regelmatig Nederlandse SharePoint sessies gehouden door DIWUG. Deze sessies worden altijd druk bezocht. Er is een Nederlands TechNet magazine. Mijn werkgever Wortell organiseerde TechReady en dit evenement was uitverkocht. Er is dus degelijk behoefte aan een Nederlandse SharePoint informatiebron.

Ik hoop dat mensen onze site leuk en handig vinden. Wij zijn uiteraard op zoek naar schrijvers en mensen die graag artikelen willen delen. Indien je graag een SharePoint artikel wilt indienen stuur deze dan naar artikelen@spcnl.nl.

Je kan onze site vinden op www.spcnl.nl en onze volgen via #SPCNL en @SPCNL. Wij hebben ook een Facebook pagina:

https://www.facebook.com/pages/SharePoint-Community-Nederland/241290969257554

Wij hebben er zin in! :-)