Een vraag die het Wortell Consultancy team bij haar advieswerk voor SharePoint 2010 ECM opdrachten veelvuldig krijgt is: Hoe starten we (op een simpele wijze) met Managed Metadata? Andere vragen die we veelvuldig horen zijn:
- Wat zijn de succesfactoren voor een implementatie van Managed Metadata?
- Wat is haalbaar als we als organisatie net een begin willen maken met SharePoint als document en archiefbeheersysteem? Als in waar ligt de grens m.b.t. het aantal metadata velden per document?
We zijn er bij Wortell van overtuigd dat het een geval is van “Do More With Less”. Studies naar het gebruik van metadatering bij de classificatie van documenten wijzen uit dat gebruikers niet zitten te wachten op invulschermen met tientallen velden. Ze willen hooguit één of twee velden invullen en verwachten een hoop vrijheid bij het kunnen kiezen van de kenmerken. Als in ze verwachten een folksonomie, niet een taxonomie. De gebruiker wenst vandaag de dag veel meer zeggenschap over de termen waarmee ze hun documenten kunnen verrijken.
We adviseren dan ook vaak hetzelfde; kijk niet naar de taxonomie voor de deeloplossing maar kijk naar de algemene deler. Dit is wellicht moeilijker denkt u, maar als het uitgangspunt één tot twee metadata velden is voor alle inhoud dan wordt het vaak al snel een stuk simpeler om vast te stellen wat die metagegevens zijn. In vrijwel alle implementaties die we begeleid hebben tot dusver komt het nl. uit op de volgende waarden:
| Documentsoort | Verplicht in te vullen |
| Organisatieonderdeel | Verplicht in te vullen |
| Proces | Optioneel |
| Kenmerken | Optioneel |
U zult misschien opmerken dat het hier niet om twee metavelden gaat maar om vier. Maar omdat de laatste twee velden optioneel zijn worden ze niet als extra werk ervaren. Het tegendeel is het geval, gebruikers zijn meer gemotiveerd om kenmerken toe te voegen (die ze zelf kunnen bepalen) dan verplichte velden in te vullen. Dus in deze combinatie is er een kleine hoeveelheid dwang t.o.v. een grote hoeveelheid vrijheid.
Hoe u deze basis implementeert en vervolgens eenvoudig kunt verrijken – er zijn natuurlijk gevallen waar wel meer metadatering nodig is; denk bijvoorbeeld aan een dossier – leest u in de volgende paragrafen. En voor verdere informatie en een gedetailleerde toelichting komen we uiteraard graag een keer bij op de koffie!
De SharePoint 2010 Enterprise Taxonomie
De SharePoint 2010 Enterprise taxonomie bestaat uit een viertal concepten, deze bieden gezamenlijk de logische infrastructuur voor het gebruik van één of meerdere taxonomieën in relatie tot de in SharePoint opgeslagen inhoud. In de volgende paragrafen worden deze concepten toegelicht.
Het concept van managed metadata service
Met SharePoint 2010 heeft Microsoft het concept van managed metadata geïntroduceerd. Voorheen bestond metadata in de context van een site collectie en kon deze niet van de ene naar de andere site collectie kon worden getransporteerd. Met SharePoint 2010 is dit opgelost door middel van de managed metadata service. Op SharePoint farm niveau kan nu metadata worden gedefinieerd die door iedere site collectie in iedere web applicatie kan worden geconsumeerd.
Deze managed metadata kan voor specifieke afdelingen of business units worden gedefinieerd. Zo wordt het mogelijk om een logische scheiding aan te brengen in de termen die kunnen worden ingezet op site niveau. In het onderstaande diagram wordt dit concept verder weergegeven.
Figuur 1 – Managed Metadata Services Concept
Het enterprise content type concept
Om de termen uit de managed metadata service te kunnen gebruiken wordt gebruik gemaakt van centraal gedefinieerde content types. Content types zijn SharePoint definities voor de inhoud die in bibliotheken en lijsten wordt opgeslagen. Aan alle site inhoud, d.w.z. de documenten en pagina’s enz., liggen content types ten grondslag. Als voorbeeld een agenda bevat items die zijn gebaseerd op het content type agenda item.
Om managed metadata in te kunnen zetten in de omgeving dienen dus één of meerdere content types te worden gedefinieerd die zijn gekoppeld aan een managed metadata service.
Content types kunnen overerven van een bestaand content type. Hierbij geldt dat alle eigenschappen van het content type waarvan wordt overerft ook op het nieuw gecreëerde content type aanwezig zijn (mits daar na overerving niet van wordt afgeweken in de definitie van het nieuwe content type).
Het content hub concept
Definities voor de managed metadata en enterprise content types en managed metadata worden centraal geadministreerd. Voor dit doel wordt een site collectie aangemaakt die zuiver en alleen wordt gebruikt voor dit beheer. Optioneel kan deze site collectie in een aparte web applicatie worden geplaatst. De voor deze site collectie gebruikte term is de content hub. Een content hub is de centrale interface voor het beheer en het definiëren van content types en hun relatie naar de managed metadata service.
Het managed metadata column concept
Het meest rudimentaire SharePoint content type bevat alleen het tekstveld titel en de systeemvelden, zoals bijvoorbeeld “aangemaakt door”en “aangemaakt op”. Managed metadata wordt aan een content type toegevoegd op basis van zgn. managed metadata columns. Zo wordt over het algemeen een nieuw basis content type gedefinieerd waaraan de op basis van de managed metadata column één of meerdere dynamisch aan de managed metadata service gekoppelde velden worden toegevoegd.
Een klantscenario
Er is één specifieke applicatie waar in het huidige SharePoint 2007 landschap veelvuldig gebruik wordt gemaakt van de metadatering van de inhoud van de site. Dit betreft een applicatie die door de Asset Management unit wordt gebruikt voor de opslag van de sjablonen. Deze applicatie zal op termijn worden gemigreerd naar SharePoint 2010.
Probleemstelling
Verdere inventarisatie in het kader van de SharePoint 2010 omgeving voor het gebruik van managed metadata en de opzet van een SharePoint 2010 taxonomie wordt gerelateerd aan de migratie van de eerder genoemde Asset Management applicatie. Waar mogelijk dient een Enterprise Taxonomie te worden ingericht die in basis geschikt wordt gemaakt voor de Asset Management applicatie maar tevens uit te breiden is naar andere business units en afdelingen.
De achterliggende wens voor een generieke oplossing die breder in te zetten valt dan alleen de Asset Management applicatie is dat er meerdere document management gerelateerde initiatieven zullen kunnen gaan landen op de nieuwe SharePoint 2010 omgeving.
Voor de Asset Management applicatie geldt echter dat specifieke termen worden gebruikt die niet relevant kunnen zijn voor andere business units of afdelingen. Dit betekent dat er per applicatie afwijkingen moeten kunnen worden gerealiseerd op het niveau van de managed metadata kolommen. Zo zou in het geval van de Asset Management meer metadata kollommen moeten kunnen worden ingezet dan dat dit in relatie tot een document management applicatie voor HRM het geval zou kunnen zijn.
Geadviseerde oplossingsrichting: Intranet Managed Metadata Service en Intranet Content Hub
Uitgaande van intern gebruik van de in de Asset Management opgeslagen informatie is het advies om de managed metadata service van de Intranet farm op de SharePoint van de klant in te zetten en één generieke Content Hub voor de Intranet farm te definiëren. In het onderstaande diagram wordt dit schematisch weergegeven.
Figuur 2 – Advies inrichting Enterprise Taxonomie
De Content Hub Intranet fungeert in deze oplossingsrichting als beheer console voor alle content types die worden ingezet en gedefinieerd voor klant specifieke document management oplossingen, waaronder de Asset Management applicatie. Per site collectie kan vervolgens de juiste enterprise content type worden toegepast.
Enterprise content types
Om het generieke karakter en uitbreidbaarheid van de Intranet Managed Metadata Service en de Content Hub te waarborgen wordt geadviseerd om één generiek Intranet Document content type te definiëren waarvan afgeleiden kunnen worden gemaakt op basis van overerving. In het volgende diagram wordt deze opbouw schematisch weergegeven.
Figuur 3 – Mogelijke opbouw content types o.b.v. overerving
Uitgangspunt bij deze structuur is dat er een beperkt aantal gedeelde managed metagegevens zijn die worden gedeeld door de gehele organisatie. Dit betreft de velden:
- Documentsoort
- Organisatie
- Proces
Keywords is een verzamelbegrip voor alle trefwoorden die gebruikers zonder centrale inmenging mogen toevoegen aan de managed metadata service van het Intranet. De termen die vanuit keywords ontstaan kunnen (waar nodig) door de beheerder naar de managed metagegevens worden gepromoveerd. Voor unit of afdeling specifiek gebruik kunnen vervolgens op basis van dit generieke enterprise content type afgeleiden worden gecreëerd in de content hub.
